매달 말만 되면 회계팀과 미묘한 신경전을 벌이셨던 경험, 다들 한 번쯤 있으시죠? 저희 회사도 예외는 아니었습니다. 사무용품이나 자잘한 비품들을 각자 개인카드로 결제하고 정산 받는 시스템이었거든요. 이 불편함을 끝내고자 제가 총대를 메고 쿠팡 법인카드 등록을 시도해 봤는데요. 결론부터 말씀드리면, 왜 이걸 이제야 했을까 싶을 정도로 너무 쉽더라고요.
오늘은 저처럼 경비 처리 늪에서 허우적대는 분들을 위해, 쿠팡에 법인카드를 등록하고 결제 수단을 자유자재로 바꾸는 방법, 심지어 다른 사람 명의의 카드까지 등록해봤던던 제 경험을 모두 풀어보겠습니다.
1. 지긋지긋한 ‘선결제 후정산’
사무실에서 쓰는 A4용지, 커피믹스, 각종 필기구… 생각보다 자잘하게 구매할 것들이 정말 많잖아요? 예전 저희 회사는 직원들이 필요할 때마다 각자 개인카드로 쿠팡에서 주문하고, 월말에 영수증을 모아 경비 처리를 하는 방식이었습니다.
문제는 여기서부터 시작됐죠.
일단 영수증을 깜빡하고 제출하지 못하면 제 돈으로 회사 비품을 사는 꼴이 되기 일쑤였어요. 반대로 회계팀은 수십 명의 직원에게서 쏟아지는 제각각인 영수증을 취합하고, 이게 정말 회사 업무용으로 쓴 게 맞는지 확인하느라 진땀을 뺐습니다. 누가 어떤 물건을 샀는지 일일이 대조하는 것도 보통 일이 아니었죠. 결국 서로 눈치만 보는 비효율적인 상황이 계속됐습니다.
이런 소모적인 과정을 지켜보시던 대표님께서 “쿠팡에 법인카드를 아예 등록해서 쓰자”는 특명을 내리셨고, 그 임무가 저에게 떨어진 것입니다. 처음엔 ‘법인카드로 온라인 쇼핑이 제대로 될까?’ 하는 걱정이 앞섰지만, 일단 부딪혀보기로 했습니다.
2. 쿠팡 법인카드 등록, 직접 해보니 5분 컷
솔직히 처음엔 좀 막막했어요. ‘사업자등록번호를 입력해야 하나?’, ‘카드 명의랑 쿠팡 계정 이름이 다른데 괜찮을까?’ 같은 온갖 걱정이 들었거든요. 하지만 막상 해보니 제 걱정이 무색할 만큼 과정은 간단했습니다. 일반 개인 계정에서도 쿠팡 법인카드 등록은 전혀 문제없었어요.
등록 경로는 다음과 같습니다.
이 순서대로 들어가니 익숙한 카드 정보 입력창이 나타났습니다. 카드 번호와 유효기간, CVC 번호, 비밀번호 앞 두 자리만 입력하면 끝이었어요. 물론, 카드사 본인인증 절차는 거쳐야 합니다. 하지만 이 역시 평소 온라인 결제할 때처럼 카드사 앱이나 문자로 날아오는 인증번호를 입력하는 수준이라 전혀 어렵지 않았습니다.
제가 등록한 카드는 법인 명의가 아닌, 대표님 개인 이름으로 발급된 법인카드였어요. 제 쿠팡 계정에 대표님 명의의 카드를 등록하는 셈이죠. 다행히 쿠팡은 계정주와 카드 명의자가 달라도 문제 삼지 않았습니다. 대표님께 인증번호만 한 번 부탁드리니, 바로 쿠팡 법인카드로 결제가 되더라고요!
3. 결제수단 변경과 타인 명의 카드 등록, 진짜 가능할까?
쿠팡 법인카드 등록을 해두니 정말 편했지만, 가끔은 개인적인 물건을 사야 할 때도 있잖아요? 그때마다 카드를 삭제하고 다시 등록하는 건 너무 번거로운 일이죠.
결론부터 말하면, 결제수단 변경은 주문하는 마지막 단계에서 아주 쉽게 가능합니다.
장바구니에 물건을 담고 ‘결제하기’ 버튼을 누르면, 결제 정보란에 기본으로 설정된 법인카드가 보일 거예요. 바로 그 옆에 있는 ‘결제수단 변경’ 버튼을 누르면, 이미 등록된 다른 카드(제 개인카드)를 선택하거나 아예 새로운 카드를 추가할 수도 있습니다.
실제로 제가 한번은 급하게 개인 물품을 사야 했는데, 무심코 법인카드로 결제할 뻔했어요. 다행히 마지막 순간에 ‘결제수단 변경’을 눌러서 제 개인카드로 바로 바꿀 수 있었습니다. 반대로 개인카드가 기본 설정일 때 회사 비품을 사야 한다면, 동일한 방법으로 쿠팡 법인카드를 선택만 해주면 됩니다.
가장 궁금했던 ‘타인 명의 카드 등록’도 위에서 말씀드린 것처럼 전혀 문제없었습니다. 단, 다른 명의 카드는 간편 결제로 등록이 되지는 않고, 사용할 때 마다 카드 정보나 앱카드 확인 절차를 거쳐서 결제가 가능해요. 조금 번거로운 부분이 있긴합니다.
4. 법인카드 등록 팁과 놀라운 변화
쿠팡 법인카드 등록을 하고 업무를 처리하니, 단순히 ‘편하다’는 말을 넘어 회사 전체의 업무 프로세스가 달라졌습니다.
가장 큰 변화는 역시 회계 처리의 간소화입니다. 이제 누가 어떤 카드로 무엇을 샀는지 헷갈릴 일이 없어졌어요. 모든 구매 내역이 쿠팡 법인카드 사용 내역에 명확히 남으니까요. 쿠팡 주문내역 페이지에서 ‘주문상세보기’를 누르면 영수증(거래명세서)도 바로 출력할 수 있어 증빙 자료 챙기기도 훨씬 수월해졌습니다.
덕분에 월말마다 영수증 달라며 재촉하던 회계팀의 목소리가 사라졌고, 직원들은 더 이상 영수증 분실 걱정에 시달리지 않게 되었습니다. 그야말로 평화가 찾아온 거죠.
혹시 쿠팡 법인카드 등록을 처음 시도하는 분들을 위해 몇 가지 팁을 드리자면,
- 쿠팡 계정은 한 명이 관리하는 것이 효율적입니다. 여러 사람이 돌려쓰면 주문이 꼬일 수 있어요.
- 카드 명의자와 계정 주인이 달라도 괜찮지만, 최초 등록 시 카드 명의자의 인증은 필수입니다.
- 일반 쿠팡 계정으로도 충분합니다. 굳이 ‘쿠팡 비즈’ 계정을 만들지 않아도 쿠팡 법인카드 등록 및 사용에 지장이 없습니다.
- 결제수단 변경은 주문 직전에 하면 되니, 실수로 법인카드를 사적으로 사용하는 것을 방지할 수 있습니다.
이제 저희 회사는 사무용품 구매 채널을 쿠팡으로 일원화하고, 모든 결제는 등록된 쿠팡 법인카드로 처리하고 있습니다. 이 작은 변화 하나가 가져온 업무 효율과 시간 절약 효과는 상상 이상이었습니다.
혹시 아직도 직원들의 개인카드와 영수증 더미 속에서 힘들어하고 계신가요? 더 이상 망설이지 마세요. 딱 5분만 투자해서 쿠팡 법인카드 등록을 해보세요.
